Certifieringsprocessen

Innan den officiella certifieringsprocessen inleds anmäler en anläggning sitt intresse för Green Key-certifiering.

Ansökningsprocess

När en anläggning anses vara behörig får den:

• Information om kriterierna och certifieringsprocessen
• Detaljer om vilken dokumentation som anläggningen behöver ta fram
• Tillgång till e-portalen där anläggningen förbereder sin ansökan

Ansökningskrav

• Anläggningen fyller i efterfrågade uppgifter och bifogar dokumentation i e-portalen
• Skickar in en komplett ansökan genom e-portalen.
• Anläggningen undertecknar certifieringsavtal
• Anläggningen betalar den årliga avgiften. Mer information om priser och avgifter finner ni här.

Därefter gör Green Key gör en sk completeness check, vilket innebär att man ser över att efterfrågad dokumentation bifogats och bekräftar certifieringens omfattning. Information om avgränsningar finner ni här.

Nästa steg är att en extern revisor utses för att genomföra en revision på plats på anläggningen.

Planering av revisionen

Revisorn kontaktar verksamheten för att boka ett datum för revisionen.

Den ansökande verksamheten betalar certifieringsorganets årsavgift samt kostnaden för revisionen.

Innan revisionen på plats inleds, får revisorn alla ansökningshandlingar från Green Key.

Revisionsprocessen

Revisionen på plats omfattar vanligtvis:

1. Ett inledande möte
   Revisorn ställer frågor och ni får berätta om hur ni uppfyller kriterierna.
2. Dokumentgranskning (kan även genomföras av revisorn i förväg)
3. En visuell inspektion av verksamheten
   För boendeanläggningar kommer revisorn behöva se ett antal gästrum utspridda på anläggningen. Utöver detta inspekteras kök, matsal/restaurang, personalutrymmen, städförråd, avfallsrum, konferensdel, relax etc.
4. Sammanfattning av revisionen och avslutande diskussion
   Revisorn sammanfattar revisionen kortfattat men ger inget slutgiltigt besked.

Revisionen tar vanligtvis 2–6 timmar, beroende på anläggningens storlek och antal anställda.

Efter revisionen upprättar revisorn en revisionsrapport som beskriver resultaten.

Möjliga utfall:

A. Full efterlevnad, inga avvikelser

• Revisionsrapporten skickas till certifieringsorganet för slutlig granskning och beslut.

B. 1–5 avvikelser

• Verksamheten måste lämna in ytterligare underlag som visar åtgärder för  avvikelserna.
• Dokumentationen måste lämnas in inom två månader.
• Revisorn granskar det ytterligare underlaget och skickar revisionsrapporten till certifieringsorganet för slutlig granskning och beslut.

C. Fler än 5 avvikelser

• Verksamheten måste lämna in ytterligare underlag som visar åtgärder för  avvikelserna och genomgå en uppföljande revision på plats.
• Dokumentationen måste lämnas in inom två månader.
• Revisorn granskar det ytterligare underlaget, genomför uppföljningsrevisionen och skickar revisionsrapporten till certifieringsorganet för slutlig granskning och beslut.
• Observera att verksamheten måste stå för kostnaderna för den ytterligare revisionen samt resekostnaderna.

Certifieringsorganet granskar den slutliga revisionsrapporten och fattar beslut om huruvida anläggningen uppfyller de krav som ställs enligt Green Key-kriterierna.

Green Key meddelar anläggningen om beslutet.

Om certifiering beviljas skickar Green Key certifikatet som är giltigt i två år.

Under certifieringsperioden måste anläggningen kontinuerligt se till att uppfylla Green Keys krav.

Om anläggningen inte kan upprätthålla överensstämmelse med kriterierna måste den omedelbart informera Green Key så att certifieringen kan tillfälligt upphävas.

Hantering av klagomål

Om klagomål inkommer under certifieringsperioden:

• Behöver anläggningen besvara förfrågningar från certifieringsorganet.
• Om klagomålet bekräftas måste anläggningen åtgärda avvikelserna.
• Certifieringen kan förbli upphävd tills överensstämmelse är återställd.

Uppföljningsaktiviteter under certifieringsperioden (surveillance activity)

Mellan 8 och 14 månader efter certifieringen måste anläggningen genomgå en uppföljningskontroll (surveillance activity). Detta innefattar att tillhandahålla uppdaterad dokumentation som visar att de utvalda Green Key-kriterierna, vilka fastställts av Green Key, uppfylls kontinuerligt. Syftet med rapporteringen är att säkerställa att kriterierna efterlevs.

Om avvikelser uppstår:

• Måste åtgärda avvikelserna.
• Certifieringen kan förbli upphävd tills kriteriet/kriterierna återigen uppfylls.

Cirka 6–8 månader innan certifikatet löper ut kontaktar Green Key anläggningen för att förbereda arbetet för att kunna förnya certifiket.

För att förnya certifikatet måste följande steg återigen genomföras (som ovan beskrivet):

• Steg 1: Skicka in ansökan
• Steg 2: Revision på plats
• Steg 3: Beslut om certifikatet

Vid förnyelse måste anläggningen visa en ökad efterlevnad av poängkriterierna enligt beskrivningen på sidan om kriterierna (se punkt 4).